GDPR a údaje o zdravotním stavu zaměstnanců

Obecné nařízení věnuje speciální pozornost zpracování zvláštních kategorií osobních údajů, jimiž jsou údaje o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském nebo filozofickém vyznání, členství v odborech, o zdravotním stavu, sexuální orientaci a trestních deliktech či pravomocném odsouzení. Do kategorie citlivých údajů nařízení nově zahrnuje genetické, biometrické údaje a osobní údaje dětí. Zpracování citlivých osobních údajů podléhá mnohem přísnějšímu režimu, než je tomu u obecných údajů.

Mezi osobní údaje o zdravotním stavu by měly být zahrnuty veškeré údaje související se zdravotním stavem, které vypovídají o tělesném nebo dušením zdraví člověka. Ke zpracování citlivých údajů včetně informací o zdravotním stavu dochází i při pracovněprávním poměru (zákoník práce a zákon o zaměstnanosti). Při nakládání s potvrzením lékaře o vstupní lékařské nebo preventivní prohlídce  (uložení do osobního spisu) se nejedná o zpracování citlivých údajů o zdravotním stavu. Tím, kdo zpracovává údaje o zdravotním stavu zaměstnanců, uchazečů o zaměstnání je v tomto případě toliko příslušný lékař.

Zaměstnavatel je oprávněn zpracovávat údaje o zdravotním stavu, pokud má zákonnou oporu. Například při zaměstnání osob se změněnou pracovní schopností. Další situací, kdy zaměstnavatel shromažďuje a zpracovává tyto citlivé osobní údaje zaměstnance, je vedení evidence pracovních úrazů a nemocí z povolání. Vzhledem k tomu, že platné právní předpisy výslovně stanoví povinnost vést tuto evidenci, nepotřebuje zaměstnavatel ke zpracování osobních a citlivých údajů v této evidenci výslovný souhlas zaměstnance.

Zvýšená ochrana se projevuje zejména ve stanovených zvláštních právních důvodech, na základě kterých je lze zpracovávat, vázanost některých institutů na jejich zpracování (např. posouzení vlivu, vyhotovit záznamy o činnostech zpracování), důraz na jejich zvýšené zabezpečení.

Pro účastníky semináře Trutnov

Pracovní úraz a výpis z karty řidiče pro pojišťovnu – požadavek pojišťovny na zaslání podrobných údajů z kart řidiče (STAZKA). Karta je vlastnictvím řidiče a zaměstnavatel nemá čtečku, aby mohl takový výpis zajistit. Je tento požadavek v souladu s GDPR?

Pojišťovna KOOPERATIVA: V případě pracovního úrazu, který se stane mimo dobu řízení vozidla, potřebuje pojišťovna doklady, na základě kterých může posoudit, zda se jedná o pracovní úraz ve smyslu zákoníku práce, tedy zda je dána věcná, místní a časová souvislost s plněním pracovních úkolů. Tuto souvislost lze prokázat pomocí evidence pracovní doby člena osádky nákladního automobilu nebo autobusu, kterou je zaměstnavatel podle § 6 nařízení vlády č. 589/2006 Sb., kterým se stanoví odchylná úprava pracovní doby a doby odpočinku zaměstnanců v dopravě, povinen  uchovávat po dobu nejméně 2 let po skončení jednotlivých kalendářních roků. Vznik pracovního úrazu je povinen prokázat poškozený zaměstnanec a primárně tedy on předkládá pojišťovně potřebné důkazy a doklady. Doklady, které prokazují vznik nároku na pojistné plnění z pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za újmu způsobenou pracovním úrazem nebo nemocí z povolání, zpracovává pojišťovna v souladu s Nařízením GDPR na základě plnění právních povinností.

Pro účastníky semináře Jičín

Vyloučené doby/dny – ošetřovné (krátkodobé) a otcovská

Vyloučené doby – pro účely ELDP

  • doby ošetřování nebo péče o dítě v rozsahu 9 (16) kalendářních dnů
  • doba otcovské poporodní péče v rozsahu 7 kalendářních dnů – delší doba otcovské poporodní péče není možná, jen neplacené volno nebo rodičovská

Vyloučené dny – pro nemocenské (vyměřovací základ)

  • doba ošetřovného (i nad rámec 9 nebo 16 dnů)
  • doba sedmidenní otcovské poporodní péče
  • rodičovská dovolená
  • omluvené neplacené volno

GPS v autodopravě a GDPR

Vyjádření ÚOOÚ: Do rozporu s GDPR by se společnost v tomto případě dostat neměla. Uchovávání záznamů z GPS o pohybu služebního vozu je zde oprávněným zájmem subjektu, který pro potřeby svého podnikání potřebuje znát a mít doložitelné, zda a kdy byla zakázka doručena. Pochopitelně i tady je nutné dodržovat pravidla o zpracování osobních údajů, tedy pořizovat pouze záznamy, které souvisejí s cestou zaměstnance se zásilkou za zákazníkem, tyto záznamy potom mít důsledně zabezpečené, neposkytovat je třetí osobě a použít je pouze v případě účelu, pro který byly pořizovány – tedy jako důkazní materiál v konfliktu se zákazníkem. V neposlední řadě je vhodné o tomto opatření informovat také zaměstnance, ačkoli jejich souhlas v tomto případě nutný není.

Pro účastníky semináře Zlín

Uchovávání kopií dokladů zaměstnavatelem pro účely slev a daňového zvýhodnění

K požadovanému dokládání nároku na daňové zvýhodnění kopií pravomocného rozhodnutí o svěření dítěte do výhradní péče rodičů a potvrzením o pobírání rodičovského příspěvku k uplatnění slevy na manželku uvedlo Generální finanční ředitelství (Mgr. Lukáš Heřtus) následující:

„Ohledně předkládání dokladů na prokazování slev na dani, nezdanitelných částek základu daně a daňového zvýhodnění a jejich archivace uvádíme, že předepsané doklady, které se předkládají u plátce daně, jsou definované v ustanovení § 38l zákona o daních z příjmů. V běžných situacích jsou předložené doklady uvedené v § 38l ZDP dostačující i pro správce daně, nelze však vyloučit i jiné důkazní prostředky.

Zaměstnavatel tedy není oprávněn automaticky pořizovat kopie např. potvrzení o pobírání rodičovského příspěvku k uplatnění slevy na manželku.  Nemá k tomu ani zákonnou oporu – poplatník tyto skutečnosti deklaruje sám podle § 38k ZDP. Avšak  u střídavé péče jsou doporučena v Pokynu D-22 ( k § 38l odst. 3) i čestná prohlášení.

Je-li uplatněno poplatníkem chybně a následně je tato skutečnost zjištěna a jedná se o chybu z viny poplatníka, ZDP na tyto situace pamatuje v § 38l odst. 5 ZDP. Taktéž je v praxi běžné, že pokud má plátce daně pochybnosti, poplatníkovi tuto výhodu neposkytne a ten má možnost ji uplatnit v rámci DAP DPFO – zde již ověřuje správnost uplatnění správce daně.“

Je tedy jednoznačné, že automatické kopírování výše uvedených dokladů je nadbytečné a z pohledu GDPR nepřiměřené. Zaměstnavatel k tomu nemá právní důvod. Dokládáme pouze dle § 38l ZDP. Více zde: GDPR a osobní údaje zaměstnanců pro daňové účely

Sedmidenní rodičovská dovolená (otcovská poporodní péče)

Podle aktuálního vyjádření MPSV je sedmidenní rodičovská (otcovská) výkonem práce. Uplatní se pravidlo dle § 216 odst. 2 zákoníku práce, kdy doba čerpání mateřské dovolené a doba, po kterou zaměstnanec čerpá rodičovskou dovolenou do doby, po kterou je zaměstnankyně oprávněna čerpat mateřskou dovolenou, se pro účely dovolené posuzuje jako výkon práce.

Dlouhodobé ošetřovné a odpracovaná doba pro účely náhradního plnění

Generální ředitelství úřadu práce – Dlouhodobé ošetřovné je dávka nemocenského pojištění (podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění). Pro účely výpočtu průměrného ročního přepočteného počtu zaměstnanců se doby, za které jsou poskytovány dávky nemocenského pojištění, ale které nejsou pracovní neschopností, nezapočítávají do neodpracovaných hodin, o které se dle § 15 odst. 2 vyhl. č. 518/2004 Sb. zvyšují odpracované hodiny. Doba, po kterou je poskytováno dlouhodobé ošetřovné, se do těchto hodin nezapočítá.Vyhláška změněna nebyla.

MPSV – dlouhodobé ošetřovné, stejně jako nová dávka otcovské poporodní péče, je dávka nemocenského pojištění (podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění). Pro účely výpočtu přepočteného počtu se tedy k těmto dávkám přistupuje stejně jako k mateřské dovolené. Tj. doby, za které jsou poskytovány dávky nemocenského pojištění, ale které nejsou pracovní neschopností, se nezapočítávají do neodpracovaných hodin, o které se zvyšují odpracované hodiny. Jednoduše řečeno – do odpracovaných hodin se započítávat nebudou. Vzhledem k uvedenému zdůvodnění není potřeba vyhlášku č. 518/2004 Sb. měnit.

Zdravotní pojištění a vznik zaměstnání – údajná změna ve výkladu

Jelikož mi účastnice semináře nezaslaly slibované podklady (pokud je to možné, zašlete), požádala jsem ústředí VZP alespoň o obecné vyjádření, zda je skutečně nějaká změna. Dle vyjádření VZP k žádným změnám nedochází, stále jsou platné údaje uvedené v tomto článku (bylo VZP prověřeno): Kdy se u brigád odvádí sociální a zdravotní pojištění

 

Pro účastníky semináře Ústí nad Orlicí (Libchavy)

Náklady na zvyšování kvalifikace zaměstnanců

Z pohledu zaměstnavatele jsou daňově uznatelným nákladem dle § 24 odst. 2 písm. j) bod 3 zákona o daních z příjmů náklady (výdaje) na provoz vlastních vzdělávacích zařízení, náklady spojené s odborným rozvojem zaměstnanců podle zákoníku práce (odkaz na § 230 zákoníku práce) a rekvalifikaci zaměstnanců podle zákona o zaměstnanosti, pokud souvisejí s předmětem činnosti zaměstnavatele. Zde patří i výdaje zaměstnavatele na prohlubování nebo zvyšování kvalifikace a na rekvalifikaci zaměstnanců.

Daňová uznatelnost školného zaplaceného za zaměstnance je tedy nesporná (nepeněžní plnění). Jiné je to s daňovou uznatelností nákladů na ubytování, dopravu a stravné. Toto již není výdaj, který lze jednoznačně označit jako výdaj na zvyšování kvalifikace. Nejedná se totiž o pracovní cestu zaměstnance. Účast na přednáškách není výkonem práce, ale překážkou v práci (přísluší náhrada mzdy – zdanitelný příjem).

Na straně zaměstnance je nepeněžní plnění – školné placené zaměstnavatelem přímo škole osvobozeno od daně z příjmů dle § 6 odst. 9 písm. a) zákona o daních z příjmů.

 

Pro účastníky semináře Uherské Hradiště

Předávání osobních údajů do zahraničí

Předávání osobních údajů do zahraničí musí mít právní důvod.  Liší se podle toho, zda jsou údaje předávány v rámci Evropské unie nebo mimo Evropskou unii. V rámci Evropské unie není zpracování osobních údajů omezeno ani zakázáno (pokud existuje právní důvod). Může se jednat například o dceřinou a mateřskou společnost a předávání údajů v rámci tohoto vztahu. Potom se jedná o vztah správce a zpracovatele a je třeba mít uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů (v jakém rozsahu, za jakým účelem jsou údaje zpracovávány, na jakou dobu se smlouva uzavírá a jakým způsobem je zabezpečena jejich ochrana).

Předávání osobních údajů mimo Evropskou unii je složitější. Mimo výše uvedené si musí být správce vědom, že se jedná o zemi, která zajistí dostatečnou úroveň ochrany osobních údajů. Evropská komise zveřejňuje ve svém Úředním věstníku EU na svých webových stránkách seznam třetích zemí, kde je a naopak není zajištěna ochrana osobních údajů.

Předávání osobních údajů v rámci jednotlivých propojených společností  (např. matka-dcera) bych doporučovala konzultovat s právníkem.

Další důvody pro předávání osobních údajů:

  • Zaměstnanec dal s předáním výslovný souhlas (je si vědom rizika)
  • Předání je nezbytné pro splnění smlouvy (mezi správcem a subjektem z dané země) nebo pro její uzavření.
  • Předání je nezbytné z důležitých důvodů veřejného zájmu.
  • Předání je nezbytné pro obhajobu právních nároků správce atd.

Poskytování údajů úřadům a institucím:

Zde samozřejmě musí existovat právní důvod. Například údaje předávané policii a soudu při plnění jejich úkolů. Určitým vodítkem může být § 312 zákoníku práce: Do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni. Právo nahlížet do osobního spisu má orgán inspekce práce, Úřad práce České republiky, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. Za nahlížení do osobního spisu se nepovažuje předložení jednotlivé písemnosti zaměstnavatelem z tohoto spisu vnějšímu kontrolnímu orgánu, který provádí kontrolu u zaměstnavatele a který si tuto písemnost vyžádal v souvislosti s předmětem kontroly prováděné u zaměstnavatele.

Dále se může jednat o předání osobních údajů exekutorům (zaměstnavatel poskytuje součinnost dle exekučního řádu), předání údajů pojišťovnám (řešení pojistné události – plnění smlouvy) apod.

Slíbený odkaz článek – smrt zaměstnance

I po smrti podnikatele je třeba doplatit daně a odvody

Do dědictví přejdou jiné peněžité pohledávky, například odměny za životní jubilea, nebo právo na náhradu za bolest a ztížení společenského uplatnění. Stejně tak je třeba sem řadit přeplatek z ročního zúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti, protože v tomto případě nejde o mzdové plnění, ale o plnění od státu (vrácení části odvedených záloh na daň z důvodů, které se mzdou nesouvisí),

Náborový příspěvek formou poukázek

Podle vyjádření GFŘ je náborový příspěvek vždy příjmem podle § 6 odst. 1 písm. d) zákona o daních z příjmů (peněžní i nepeněžní forma). Jde o příjem v souvislosti s budoucím výkonem závislé činnosti, který podléhá zdanění (a samozřejmě také pojistnému). Zaměstnavatel si musí ujasnit co vlastně poskytuje. Zda se jedná o náborový příspěvek nebo zaměstnanecký benefit. Musí to podle toho to i nazvat. Od toho se bude odvíjet, zda bude zdaněno nebo v souladu s ustanovením § 6 odst. 9 zákona o daních z příjmů osvobozeno. Nejedná se jen o zdanění na straně zaměstnance, ale také o náklady na straně zaměstnavatele. Benefit – ze sociálního fondu, ze zisku po zdanění. Náborový příspěvek – mzdový náklad.

Archivace pracovnělékařských posudků (FABIAN & PARTNERS, advokátní kancelář) – v právních předpisech není doba uchování těchto dokumentů výslovně stanovena. Obecně je možné vycházet ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který stanoví lhůtu 5-10 let pro uchování účetních záznamů. V případě zaměstnavatele se mezi tyto účetní záznamy řadí například mzdové listy, mzdové a platové výměry, daňové doklady a další dokumentace. V rámci GDPR bude potřeba vždy stanovit účel, pro který se příslušné dokumenty archivují. Poté, co je pracovněprávní vztah se zaměstnancem ukončen, bude účelem uchování posudků k pracovnělékařským prohlídkám případný nárok zaměstnance na náhradu škody (při úrazu nebo nemoci z povolání), který může uplatnit po dobu deseti let ode dne, kdy škoda nebo újma vznikla. V případě těchto dokumentů lze tedy doporučit lhůtu pro archivaci pracovnělékařských prohlídek minimálně dobu 10 let od ukončení pracovního poměru, právě z důvodu případného uplatnění nároku na náhradu škody. Z tohoto důvodu je vhodné uchovat všechny posudky, které byly provedeny.

Konkrétní lhůty k uchování těchto dokumentů jsou právním předpisem stanoveny pouze pro poskytovalatele pracovnělékařských služeb, nikoli pro samotné zaměstnavatele.

 

Pro účastníky kurzu Brno

Neplacené volno a řádná dovolená

V souladu s ustanovením § 348 zákoníku práce se za výkon práce se považuje doba:

kdy zaměstnanec nepracuje pro překážky v práci, s výjimkou doby pracovního volna poskytnutého na žádost zaměstnance, bylo-li předem sjednáno jeho napracování, a doby, po kterou byla práce přerušena pro nepříznivé povětrnostní vlivy, ..

Neplacené volno tedy není výkonem práce a nebude se započítávat do 60 dnů potřebných pro nárok na dovolenou za kalendářní rok nebo jeho poměrnou část.

Naopak se tato doba započítává do dnů podmiňujících krácení dovolené dle ustanovení § 223 zákoníku práce. Ovšem muselo by se jednat v součtu s ostatními překážkami v práci (např. pro nemoc) o více než 100 takto zameškaných směn Jiný postup zákoník práce nepřipouští. Zaměstnavatel se vystavuje možné pokutě od inspektorátu práce – na úseku čerpání řádné dovolené až 200 000 Kč.

Výklad například v publikaci Dovolená a její aplikace s praktickými příklady (autoři Šchmied Zdeněk a Špundová Věra) od ANAGu.

Otcovská dovolená a zdravotní pojištění

Na seminářích byli účastníci seminářů informováni o postupu ve zdravotním pojištění při otcovské poporodní péči. Bohužel došlo u některých poboček zdravotních pojišťoven k problémům s hromadným hlášením.

Zde stanovisko z ústředí VZP (Mgr. Krausová Lucie)

„Otcovská poporodní péče je dávka nemocenského pojištění. Z pohledu zdravotního pojištění tato dávka nemá vliv na zařazení do kategorie plátců, za které hradí zdravotní pojištění stát.

Zaměstnanec může svého zaměstnavatele požádat o rodičovskou dovolenou. V tom případě se stává osobou, za kterou je plátcem pojistného na zdravotní pojištění stát. Zaměstnavatel tohoto zaměstnance přihlásí u zdravotní pojišťovny kódem M a odhlásí kódem U. V průběhu této dovolené si může případně požádat o dávku – otcovskou péči. Postup vůči zdravotní pojišťovně se zavedením této nové dávky nemocenského pojištění nemění.

Informace by měla být zároveň předána všem pobočkám VZP. „