Předávání osobních údajů do zahraničí
Předávání osobních údajů do zahraničí musí mít právní důvod. Liší se podle toho, zda jsou údaje předávány v rámci Evropské unie nebo mimo Evropskou unii. V rámci Evropské unie není zpracování osobních údajů omezeno ani zakázáno (pokud existuje právní důvod). Může se jednat například o dceřinou a mateřskou společnost a předávání údajů v rámci tohoto vztahu. Potom se jedná o vztah správce a zpracovatele a je třeba mít uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů (v jakém rozsahu, za jakým účelem jsou údaje zpracovávány, na jakou dobu se smlouva uzavírá a jakým způsobem je zabezpečena jejich ochrana).
Předávání osobních údajů mimo Evropskou unii je složitější. Mimo výše uvedené si musí být správce vědom, že se jedná o zemi, která zajistí dostatečnou úroveň ochrany osobních údajů. Evropská komise zveřejňuje ve svém Úředním věstníku EU na svých webových stránkách seznam třetích zemí, kde je a naopak není zajištěna ochrana osobních údajů.
Předávání osobních údajů v rámci jednotlivých propojených společností (např. matka-dcera) bych doporučovala konzultovat s právníkem.
Další důvody pro předávání osobních údajů:
- Zaměstnanec dal s předáním výslovný souhlas (je si vědom rizika)
- Předání je nezbytné pro splnění smlouvy (mezi správcem a subjektem z dané země) nebo pro její uzavření.
- Předání je nezbytné z důležitých důvodů veřejného zájmu.
- Předání je nezbytné pro obhajobu právních nároků správce atd.
Poskytování údajů úřadům a institucím:
Zde samozřejmě musí existovat právní důvod. Například údaje předávané policii a soudu při plnění jejich úkolů. Určitým vodítkem může být § 312 zákoníku práce: Do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni. Právo nahlížet do osobního spisu má orgán inspekce práce, Úřad práce České republiky, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. Za nahlížení do osobního spisu se nepovažuje předložení jednotlivé písemnosti zaměstnavatelem z tohoto spisu vnějšímu kontrolnímu orgánu, který provádí kontrolu u zaměstnavatele a který si tuto písemnost vyžádal v souvislosti s předmětem kontroly prováděné u zaměstnavatele.
Dále se může jednat o předání osobních údajů exekutorům (zaměstnavatel poskytuje součinnost dle exekučního řádu), předání údajů pojišťovnám (řešení pojistné události – plnění smlouvy) apod.
Slíbený odkaz článek – smrt zaměstnance
I po smrti podnikatele je třeba doplatit daně a odvody
Do dědictví přejdou jiné peněžité pohledávky, například odměny za životní jubilea, nebo právo na náhradu za bolest a ztížení společenského uplatnění. Stejně tak je třeba sem řadit přeplatek z ročního zúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti, protože v tomto případě nejde o mzdové plnění, ale o plnění od státu (vrácení části odvedených záloh na daň z důvodů, které se mzdou nesouvisí),
Náborový příspěvek formou poukázek
Podle vyjádření GFŘ je náborový příspěvek vždy příjmem podle § 6 odst. 1 písm. d) zákona o daních z příjmů (peněžní i nepeněžní forma). Jde o příjem v souvislosti s budoucím výkonem závislé činnosti, který podléhá zdanění (a samozřejmě také pojistnému). Zaměstnavatel si musí ujasnit co vlastně poskytuje. Zda se jedná o náborový příspěvek nebo zaměstnanecký benefit. Musí to podle toho to i nazvat. Od toho se bude odvíjet, zda bude zdaněno nebo v souladu s ustanovením § 6 odst. 9 zákona o daních z příjmů osvobozeno. Nejedná se jen o zdanění na straně zaměstnance, ale také o náklady na straně zaměstnavatele. Benefit – ze sociálního fondu, ze zisku po zdanění. Náborový příspěvek – mzdový náklad.
Archivace pracovnělékařských posudků (FABIAN & PARTNERS, advokátní kancelář) – v právních předpisech není doba uchování těchto dokumentů výslovně stanovena. Obecně je možné vycházet ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který stanoví lhůtu 5-10 let pro uchování účetních záznamů. V případě zaměstnavatele se mezi tyto účetní záznamy řadí například mzdové listy, mzdové a platové výměry, daňové doklady a další dokumentace. V rámci GDPR bude potřeba vždy stanovit účel, pro který se příslušné dokumenty archivují. Poté, co je pracovněprávní vztah se zaměstnancem ukončen, bude účelem uchování posudků k pracovnělékařským prohlídkám případný nárok zaměstnance na náhradu škody (při úrazu nebo nemoci z povolání), který může uplatnit po dobu deseti let ode dne, kdy škoda nebo újma vznikla. V případě těchto dokumentů lze tedy doporučit lhůtu pro archivaci pracovnělékařských prohlídek minimálně dobu 10 let od ukončení pracovního poměru, právě z důvodu případného uplatnění nároku na náhradu škody. Z tohoto důvodu je vhodné uchovat všechny posudky, které byly provedeny.
Konkrétní lhůty k uchování těchto dokumentů jsou právním předpisem stanoveny pouze pro poskytovalatele pracovnělékařských služeb, nikoli pro samotné zaměstnavatele.